Vì sao đơn xin việc lại quan trọng?

Đơn xin việc hay Thư xin việc, đơn ứng tuyển là tài liệu đi kèm Sơ yếu lý lịch, dùng để bày tỏ nguyện vọng được làm việc tại một vị trí cụ thể của công ty. Nhiều người lầm tưởng đơn xin việc chỉ là một tờ giấy "cho có" trong hồ sơ. Thật ra, đây là vũ khí bí mật giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu.

Biết cách viết đơn xin việc làm chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ ngay lập tức tạo nên ấn tượng đầu tiên tích cực, thể hiện sự nghiêm túc và thái độ tôn trọng tuyệt đối của bạn đối với công việc ứng tuyển. Hơn thế nữa, đơn xin việc còn là cơ hội bổ sung vô giá.

Nếu CV chỉ mang tính liệt kê thì lá đơn này cho phép bạn đi sâu vào động lực thực sự, giải thích rõ hơn về những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng mà bạn tin là phù hợp nhất với vị trí. Quan trọng nhất, trong vô vàn hồ sơ giống nhau, một đơn xin việc được viết tốt, có hồn sẽ giúp bạn nổi bật một cách mạnh mẽ, khiến bạn trở thành ứng viên khác biệt và đáng được cân nhắc hơn so với những người có trình độ tương đương.

Đơn xin việc dùng để bày tỏ mong muốn được nhận vào vị trí ứng tuyển

Bố cục chuẩn của một lá đơn xin việc

Để có một lá đơn hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo đủ 6 phần cấu trúc cơ bản sau. Đây là cách viết đơn xin việc trong hồ sơ được các chuyên gia tuyển dụng khuyên dùng.

Thông tin cá nhân và người nhận

Ở phần này, thông tin cần rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp.

• Thông tin cá nhân (Người gửi): Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email chuyên nghiệp (tuyệt đối không dùng email "teen" như anhchangdaukho@...).
• Thông tin người nhận (Kính gửi):

• Tên công ty, địa chỉ.
• Quan trọng nhất: Gửi đúng người phụ trách (Trưởng phòng/Bộ phận Tuyển dụng). Hãy dành thời gian tìm hiểu tên họ để thể hiện sự chu đáo.

Tiêu đề và vị trí ứng tuyển

Tiêu đề cần ghi ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Cách viết đơn xin việc ở phần này giúp bạn khẳng định rõ ràng lý do bạn gửi thư. Khi nhà tuyển dụng mở mail sẽ nhận ra ngay đó là thư ứng tuyển giúp nâng cao tỷ lệ mở thư của bạn hơn.

Một lá đơn xin việc hoàn chỉnh sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Lời mở đầu hấp dẫn

Lời mở đầu của đơn xin việc cần thu hút ngay lập tức, giống như việc bạn phải gây mê nhà tuyển dụng trong 3 giây đầu tiên. Nội dung trong lời mở đầu cần thể hiện niềm hứng thú với công ty/vị trí và bạn biết thông tin tuyển dụng này từ đâu. 

Ví dụ: Tôi viết thư này để bày tỏ nguyện vọng ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] mà quý công ty đang tuyển dụng (thông qua kênh Devwork.vn). Với niềm đam mê và 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực], tôi tin rằng mình là ứng viên tiềm năng mà quý công ty đang tìm kiếm.

Phần thân bài

Đây là nơi bạn thể hiện bản thân bằng cách kết nối kinh nghiệm của mình với yêu cầu công việc. Đây là cốt lõi của hướng dẫn viết đơn xin việc làm hiệu quả.

• Kỹ năng/Kinh nghiệm liên quan: Chỉ tập trung vào những thành tựu và kỹ năng liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển. Đừng liệt kê lan man, cách viết đơn xin việc thông minh là hãy sử dụng số liệu cụ thể: “Tôi đã giúp tăng doanh số bán hàng quý 3 năm 2024 lên 25%."
• Động lực và sự phù hợp: Giải thích vì sao bạn muốn làm việc cho công ty này và vì sao bạn phù hợp với văn hóa/giá trị của họ. Điều này cho thấy bạn đã tìm hiểu yêu cầu tuyển dụng kỹ lưỡng.
• Tầm nhìn: Ngắn gọn về cách bạn sẽ đóng góp cho sự phát triển của công ty trong tương lai.

Phần cam kết và cảm ơn

Ở phần cuối, cách viết đơn xin việc chuẩn cần một câu chốt thể hiện thiện chí và sự sẵn sàng sẽ giúp bạn ghi điểm mạnh.

Ví dụ: Tôi rất mong có cơ hội được trình bày chi tiết hơn về kinh nghiệm và khả năng của mình trong một buổi phỏng vấn trực tiếp. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại/email bên trên.

Đừng quên kết thúc bằng một lời cảm ơn chân thành.

Ví dụ: Chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Kính chúc Quý công ty ngày càng phát triển.

Chữ ký

Ký tên đầy đủ (đối với bản in) hoặc sử dụng chữ ký điện tử/ghi rõ họ tên (đối với email).

Bật mí cách viết đơn xin việc thu hút mọi nhà tuyển dụng

Khi nộp hồ sơ xin việc, bạn nên giữ văn phong lịch sự, mạch lạc và chân thành. Dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp đơn xin việc trở nên ấn tượng hơn:

Cách viết đơn xin việc chuẩn giúp đơn xin việc của bạn trở nên ấn tượng hơn

Cá nhân hóa nội dung

Đừng bao giờ dùng một mẫu đơn chung cho mọi công ty! Bạn cần thay đổi nội dung để phù hợp với tên công ty, vị trí ứng tuyển và văn hóa công ty. Bên cạnh đó, sử dụng một vài từ khóa hoặc thuật ngữ chuyên môn mà công ty đó thường dùng trong mô tả công việc. 

Ngắn gọn, súc tích

Thời gian của nhà tuyển dụng rất quý báu và không có thời gian để đọc một đơn xin việc quá dài cả. Độ dài lý tưởng chỉ nên dài tối đa một trang A4 (khoảng 3-4 đoạn), trình bày rõ ràng, dễ đọc. Bạn chỉ nên đưa ra những thông tin giá trị nhất, tránh lan man, lặp lại những gì đã có trong CV. Cách viết đơn xin việc này tuy đơn giản nhưng không phải ai cũng chú ý và rất dễ mắc sai lầm.

Trình bày chuyên nghiệp

Hình thức là yếu tố quan trọng để thể hiện sự tôn trọng.

• Sử dụng font chữ dễ đọc (Times New Roman, Arial), cỡ chữ 12-14pt.
• Canh lề và giãn dòng: Cân đối, sạch sẽ.
• Kiểm tra lỗi: Đảm bảo không có bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào. Chỉ một sai sót nhỏ cũng đủ khiến nhà tuyển dụng xem bạn là người thiếu chuyên nghiệp.

Luôn gửi kèm CV

Đơn xin việc và CV là bộ đôi hoàn hảo. Đơn xin việc phải đề cập đến việc bạn đã đính kèm CV hoặc tài liệu liên quan để nhà tuyển dụng dễ dàng đối chiếu.

Bạn đọc tham khảo thêm: 

Founder là gì? Vai trò, nhiệm vụ và sự khác biệt với CEO

Cover letter là gì? Cách viết giúp bạn ghi điểm tuyệt đối

Các loại đơn xin việc phổ biến

Tùy vào cách thức nộp hồ sơ và yêu cầu của nhà tuyển dụng, ứng viên có thể lựa chọn một trong hai loại đơn xin việc dưới đây. Mỗi loại đều có ưu - nhược điểm riêng, phù hợp với từng ngành nghề và môi trường làm việc khác nhau.

Đơn xin việc viết tay

Cách viết đơn xin việc truyền thống là đơn viết tay. Loại đơn xin việc này thường được ưu tiên trong các công việc yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn thận, hoặc khi nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể trong hồ sơ. Viết tay giúp thể hiện thái độ nghiêm túc, sự trân trọng và chân thành của ứng viên. Một lá đơn được viết nắn nót, trình bày gọn gàng sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm nhận được tâm huyết của bạn với công việc.

Ưu điểm:

• Mang lại ấn tượng thân thiện, tự nhiên và đáng tin cậy.
• Thể hiện sự tỉ mỉ, nghiêm túc và thái độ cầu tiến của ứng viên.
• Thích hợp khi ứng tuyển vào môi trường truyền thống, cơ quan nhà nước, giáo dục, hoặc nghề cần tính tỉ mỉ (như kế toán, thủ công, hành chính,…).

Nhược điểm:

• Dễ mắc lỗi chính tả, trình bày không đồng đều.
• Khó chỉnh sửa khi muốn thay đổi nội dung.
• Không phù hợp với công ty có quy trình tuyển dụng hiện đại hoặc nộp hồ sơ online.

Khi viết tay, nên dùng giấy A4 trắng, bút mực xanh hoặc đen, trình bày rõ ràng, không tẩy xóa. Hãy đọc kỹ lại trước khi nộp để đảm bảo không mắc lỗi chính tả hay ngữ pháp.

Đơn xin việc viết tay thường được sử dụng trong các công việc yêu cầu sự tỉ mỉ

Đơn xin việc đánh máy (qua email hoặc file đính kèm)

Đây là cách viết đơn xin việc phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Đơn xin việc đánh máy thường được gửi qua email, hoặc đính kèm trong bộ hồ sơ điện tử (file PDF hoặc Word).

Ưu điểm:

• Dễ dàng thay đổi hoặc cập nhật thông tin khi cần.
• Trình bày đẹp, chuyên nghiệp, thống nhất với CV.
• Tiện lợi khi nộp hồ sơ trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nhược điểm:

• Có thể thiếu cảm giác cá nhân hóa nếu dùng mẫu chung.
• Dễ gây nhàm chán nếu nội dung khô cứng, không thể hiện cá tính.

Mẹo nhỏ để ghi điểm:

• Sử dụng font chữ chuyên nghiệp (Arial, Times New Roman, cỡ 13–14).
• Căn lề đều, chia đoạn hợp lý để dễ đọc.
• Dùng ngôn ngữ tự nhiên, ngắn gọn, tránh liệt kê dài dòng.
• Đặt tên file rõ ràng, ví dụ: Don-xin-viec_Nguyen-Van-A.pdf.

Những sai lầm phổ biến khi viết đơn xin việc

Bạn đã dành hàng giờ để chuẩn bị CV và đơn xin việc, nhưng chỉ một sai sót nhỏ trong cách viết đơn xin việc cũng có thể khiến mọi công sức "đổ sông đổ biển". Đừng để những lỗi cơ bản này làm hỏng cơ hội của bạn! Tránh những lỗi nhỏ này nếu bạn không muốn bị loại ngay từ vòng đầu tiên:

• Sai thông tin cơ bản

• Viết sai tên công ty hoặc vị trí ứng tuyển: Đây là lỗi tối kỵ nhất khi viết mail xin việc! Nó cho thấy bạn thiếu sự cẩn trọng và không thực sự quan tâm đến công việc này. Tệ hơn, nếu bạn dùng mẫu chung và quên sửa, nhà tuyển dụng sẽ biết ngay bạn đang rải đơn vô tội vạ.
• Dùng email thiếu nghiêm túc: Đừng bao giờ sử dụng những địa chỉ email như cutexinh99@... hay changtraimoico@... khi đi làm. Hãy lập một email chuyên nghiệp, chỉ bao gồm tên và họ của bạn (ví dụ: nguyenvana@gmail.com).

• Sai hình thức, nội dung:

• Lỗi chính tả, ngữ pháp, trình bày lộn xộn: Nhà tuyển dụng có thể suy luận rằng bạn là người thiếu tỉ mỉ, cẩu thả trong công việc. Một lá đơn với phông chữ không đồng nhất, căn lề lệch lạc hay lỗi chính tả sẽ bị loại ngay lập tức.
• Quá dài, lan man, kể lể không trọng tâm: Nếu bạn viết quá dài, kể lể chi tiết mọi thứ đã có trong CV, bạn đang lãng phí thời gian của nhà tuyển dụng.
• Dùng cùng một mẫu cho mọi công ty:Mỗi công ty, mỗi vị trí đều khác nhau. Nếu bạn không chịu khó cá nhân hóa lá đơn, nhà tuyển dụng sẽ thấy bạn hoàn toàn thiếu nhiệt huyết và động lực.

Để khắc phục, hãy luôn dành thời gian đọc lại 2-3 lần trước khi gửi. Hoặc bạn có thể nhờ người thân hoặc bạn bè có kinh nghiệm kiểm tra giúp bạn. Đôi khi, một cặp mắt thứ hai sẽ dễ dàng phát hiện ra những lỗi ngớ ngẩn mà bạn đã bỏ qua vì quá tập trung vào nội dung!

Kết luận

Như vậy, bạn đã nắm được cách viết đơn xin việc hoàn hảo, chuẩn mực, từ cấu trúc đến những bí quyết để gây ấn tượng rồi đúng không? Đơn xin việc không phải là bản sao của CV, mà là một câu chuyện thuyết phục về việc tại sao bạn là mảnh ghép hoàn hảo cho vị trí đó. Đầu tư thời gian và tâm huyết vào việc hướng dẫn viết đơn xin việc làm này sẽ giúp bạn tăng cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn lên gấp nhiều lần.

Nếu bạn muốn tìm cơ hội việc làm trong ngành IT phù hợp nhanh chóng, đừng quên truy cập Devwork.vn - nền tảng kết nối việc làm uy tín giúp bạn tiếp cận hàng nghìn nhà tuyển dụng chất lượng chỉ với vài cú nhấp chuột.