Văn hoá email là định nghĩa như thế nào?

Văn hóa email bao gồm các nguyên tắc xã hội ảnh hưởng đến cách mọi người tương tác với nhau qua email. Những đề xuất này có thể thay đổi một chút theo ngành nghề, công ty và thậm chí là theo thế hệ. Tuy nhiên, tinh thần của văn hóa email vẫn là việc giao tiếp rõ ràng và tôn trọng lẫn nhau.

Giao tiếp kinh doanh thường sẽ đơn giản nhưng mang tính chuyên nghiệp. Khi bạn phát triển mối quan hệ với người mà bạn đang gửi email (khách hàng tiềm năng hoặc đồng nghiệp), bạn có thể sử dụng ngôn ngữ phổ thông trong khi vẫn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp. Điều này cho phép bạn bộc lộ cá tính của mình để những người khác có thể hiểu bạn hơn và cảm thấy thoải mái khi hợp tác kinh doanh với bạn.

Tại sao văn hoá email cần được chú trọng?

Tuân theo văn hóa email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, giao tiếp tốt hơn và xây dựng các mối quan hệ bền chặt. Điều này đóng vai trò quan trọng giúp con đường sự nghiệp của bạn trơn tru hơn. Với văn hóa email, bạn sẽ đạt được một số mục đích, chẳng hạn:

Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả

Tăng cường sự kết nối giữa người gửi và người nhận

Mang đến hiệu quả trong công việc của mỗi cá nhân, mỗi team

Là cách thể hiện thương hiệu cá nhân của mỗi người. Nếu bạn đang muốn xây dựng thương hiệu cá nhân, việc trình bày email cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Thông qua việc viết, nhận, gửi email, bạn có thể thể hiện một phần tính cách của mình cũng như phong cách làm việc, cách tư duy, cách nhìn nhận vấn đề, v.v. 

Các lỗi thường gặp trong văn hoá email 

1. Tiêu đề không rõ ràng/Không có tiêu đề

Nhiều tiêu đề email không rõ ràng sẽ khiến người nhận khó hình dung nội dung của thư. Ngoài ra, có một lỗi rất nhiều bạn mắc phải khi viết mail đó là không viết tiêu đề. Điều này khiến email của bạn rất thiếu chuyên nghiệp. 

2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt 

Ngoài việc không có tiêu đề, thiếu lời chào và lời tạm biệt ở một email cũng là một lỗi thường gặp. Việc thiếu lời chào và lời tạm biệt sẽ khiến cho người nhận mất cảm tình khi đọc thư của bạn. 

3. Lời lẽ tùy tiện 

Mặc dù được khuyến khích sử dụng từ ngữ phổ thông nhưng bạn cũng nên hạn chế dùng văn nói hoặc những lời lẽ tuỳ tiện trong một email. Việc này sẽ khiến email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

4. Coi viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản 

Nhiều người coi rằng viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản và không cần phải học hoặc chỉ học qua loa, tuỳ tiện. Vì vậy, họ hay mắc phải các lỗi nhiều lần và tự khiến cho bản thân mình kém duyên dáng và chuyên nghiệp trong mắt mọi người.

5. Viết email sai chính tả nhiều

Việc viết email sai chính tả cũng là một lỗi mà nhiều người thường mắc phải. Lỗi này bắt nguồn từ khả năng tiếng Việt của bạn hoặc chỉ là do sự cẩu thả của người soạn mail.

Nếu một email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ khiến người nhận nghi ngờ về trình độ văn hoá của người gửi và từ đó đánh giá bạn năng lực của bạn không tốt. 

6. Không gửi file đính kèm 

Việc quên gửi file đính kém là một lỗi phổ biến trong văn hoá email mà bạn nên tránh, vì thông thường các email sẽ có một hoặc nhiều file đính kèm. Để không mắc phải lỗi sai này, hãy nhớ kiểm tra thật kỹ email, đặt tên file dễ tìm kiếm.

Một vấn đề nữa đó chính là việc gửi nhầm file đính kèm. Điều này có thể bình thường ở một số tình huống vì bạn có thể gửi lại, tuy nhiên trong nhiều trường hợp, nếu tài liệu bạn gửi nhầm lại là tài liệu mật thì nó khá nguy hiểm đó. 

Hướng dẫn văn hoá giao tiếp qua email tiêu chuẩn

Tiêu đề email rõ ràng, súc tích

Chủ đề mail là điều đầu tiên người nhận nhìn vào khi nhận được email, vì vậy chúng cần phải rõ ràng, súc tích nhất có thể. Chú ý lựa chọn từ ngữ ngắn gọn, rõ ràng, cô đọng được toàn bộ nội dung của bạn và cần có một ý nghĩa. 

Cấu trúc email tiêu chuẩn

Một email tiêu chuẩn sẽ gồm 3 phần chính:

Lời chào: Chào hỏi một cách lịch sự và thân thiện

Nội dung chính: Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng

Lời cảm ơn: Lời cảm ơn cần ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi.

Tạo chữ ký email

Chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng thêm sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Chữ ký cần bao gồm họ tên, SĐT, chức vụ, địa chỉ cơ quan, v.v, của bạn.

Phân loại khi gửi email

Có 3 mục đáng chú ý khi gửi mai là To, CC và BCC. Bạn cần hiểu rõ tính chất của 3 tính năng này để gửi email đúng.

To: Tính năng gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận sẽ là người chịu trách nhiệm chính về việc giải quyết vấn đề và họ cần phản hồi lại người gửi nếu được yêu cầu.

CC: Tinh năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng một lúc và người nhận sẽ được biết những người cùng được nhận mail giống mình. 

BCC: Tính năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc những người nhận sẽ không thể biết được danh sách những người cùng được nhận mail là ai. 

Chú ý file đính kèm

Đừng quên ghi chú trong email của bạn rằng bạn đã gửi cả tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó. Một câu đơn giản “Tôi đã đính kèm [tài liệu, bảng tính] cho X” là ổn nhé.

Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi bạn thêm ai đó vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.

Một quy tắc văn hoá email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết cho phép họ truy cập tệp.

Điền email người nhận cẩn thận

Sau khi đã hoàn thành nội dung mail, bạn mới nên điền email người nhận một cách cẩn thận. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế việc gửi nhầm, gửi sai nội dung và có thời gian kiểm tra kỹ càng hơn trước khi nhấn gửi.

Trả lời email như thế nào?

Tất cả chúng ta đều có những hộp thư đến quá tải và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải lúc nào chúng ta cũng có thể trả lời email ngay lập tức. Cách phản hồi email thích hợp sẽ tùy thuộc vào từng người:

Với đồng nghiệp cùng team: Ngay lập tức – Trả lời trong vòng 12 giờ. Khi làm việc nhóm, các cá nhân sẽ phải dựa vào kết quả của nhau để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy hãy trả lời email của teammate nhanh nhất có thể.

Đồng nghiệp trong công ty: Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời trong vòng 24 giờ. Không thể giải quyết yêu cầu của họ trong thời gian đó? Trả lời bằng cách cho họ biết bạn đã đọc email của họ và sẽ theo dõi sau X lần.

Các liên hệ bên ngoài: Trừ khi được đánh dấu là email khẩn cấp hoặc email cần phản hồi càng sớm càng tốt, việc trả lời các liên hệ bên ngoài vào ngay cuối tuần đó là hoàn toàn phù hợp — vì vậy nếu bạn nhận được email vào thứ Ba, hãy trả lời trước thứ Sáu của tuần đó. Đối với các liên hệ quan trọng, hãy xem xét để phản hồi trong khung thời gian 24 giờ.

Nếu bạn làm việc trong vai trò cần thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, bạn nên biết rằng 88% khách hàng mong đợi được phản hồi email sau một giờ.

Sử dụng ngôn từ, ngữ pháp chuẩn mực

Luôn luôn sử dụng ngôn từ và ngữ pháp chuẩn mực trong một email. Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như thái độ tôn trọng bạn dành cho người nhận.

Đôi lúc bạn sẽ khó tránh khỏi việc dùng sai từ hoặc ngữ pháp. Tuy nhiên trong một email chuyên nghiệp, hãy hạn chế đến mức tối thiểu các lỗi sai kiểu này nhé. 

Không sử dụng ký hiệu đặc biệt

Trong một số ngành nghề, việc thêm biểu tượng cảm xúc vào tiêu đề email có thể tăng tỷ lệ mở của bạn. 67% người đồng ý rằng việc sử dụng biểu tượng cảm xúc khiến bạn có vẻ thân thiện hơn, hài hước hơn hoặc ngầu hơn.

Tuy nhiên, trừ khi người nhận của bạn đã sử dụng nó hoặc khi bạn chắc chắn rằng nó phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn, còn không thì hãy hạn chế sử dụng ký hiệu đặc biệt trong email.

Chú ý giọng điệu

Giọng điệu trong email của bạn có thể giúp người nhận hiểu được thái độ của bạn cho một vấn đề. Vì vậy, hãy chú ý sử dụng giọng điệu đúng mực.

Đầu tiên, tránh các cụm từ tiêu cực. Chúng có thể khiến bạn có vẻ lo lắng, cáu kỉnh hoặc lo lắng hơn thực tế. Ví dụ: Sai lầm, vấn đề, thất bại, chậm trễ, vấn đề, khủng hoảng, rắc rối, không may, hậu quả.

Thứ hai, đừng đùa cợt. Rất có thể người nhận sẽ không hiểu trò đùa của bạn và nghĩ rằng bạn thiếu chuyên nghiệp. Ví dụ: “Tôi sẽ yêu cầu nhóm của mình xem xét nó vào ngày mai, nhưng như bạn có thể biết, không ai thực sự hoàn thành công việc vào thứ Sáu.”

Thứ ba, cắt bỏ tính từ. Chúng có thể khiến bạn nghe có vẻ quá xúc động — bạn nên thể hiện sự điềm tĩnh và chuyên nghiệp. Ví dụ: Rất, thực sự, cực kỳ, cao, nghiêm trọng, nghiêm trọng, sâu sắc.

Thứ tư, sao chép từ người nhận của bạn. Làm theo sự dẫn dắt của họ để đảm bảo bạn sẽ không vô tình xúc phạm họ. Nếu họ viết những tin nhắn ngắn gọn, đơn giản, hãy làm cho tin nhắn của bạn thật súc tích. Nếu chúng thường bao gồm một dòng xây dựng mối quan hệ (chẳng hạn như “Tôi đã thấy bạn ở Hà Nội; hy vọng bạn đã có khoảng thời gian vui vẻ”), hãy làm tương tự.

Lời kết

Trên đây, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về văn hoá email chuyên nghiệp. Glints hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết, bạn có thể sử dụng và giao tiếp qua email thành thạo hơn và không mắc phải những lỗi sai không đáng có khi viết mail.